グループウェア

新型コロナウイルス感染症拡大は、未だ落ち着くこともなく、首都圏では「緊急事態宣言」が発出され、もう近く大阪にも出るのではないかと思われます。

一部、変異種が発見された等、まだまだ不安なニュースも多い中、私どもとしては、お客さまとの対面手続き、ご訪問について、引き続き、ご迷惑をお掛けすることがないよう、そして、できるだけ安心、不安のない形でお手続きを進めるように努めてまいります。

どうぞご理解、ご協力賜りますようお願い申し上げます。

 

そんな中ではありますが、当社は、オンライン対応(TV会議手続き・Web面談でのお手続き)にもお客さま対応を進め、社内としては、こんな中だからこそ、連携・共有・履歴管理・記録などをスムーズに進めていくために、「グループウェア」に、この1年、より良いものを作り上げていくべく、力を入れてまいりました。

代理店会などの勉強会等でも共有させていただくのですが、当社は、

・サイボウズ(ガルーン・キントーン)  ・メールセキュリティ(添付ファイル暗号化)

で、目指してきた最初の目標地点が、この冬期休暇の間にほぼ完成できました。

横繋がりのある代理店さんと話すこともあるのですが、「どのグループウェアが?」「どのような使い方?」「どんなアプリを?」など、もちろん聞かれることもあります。

私自身、過去にシステムの共有での教えていただくことがあって、ズバッとこう言われました。

「グループウェアがどこの、どれが、どんなが?という前に、現状、自社で、何か共有させることをExcelや社内ネットワーク等で、ファイルを作り、対応履歴、成績管理、事故対応等、を使いこなしていて、そこに限界だなと思ったその先、グループウェアで、SFA(セールス・フォース・オートメーション)やCRM(カスタマー・リレーションシップ・マネジメント)を導入した時に、活きてくるのであって、現状、そういった社内ネットワークで運用もしてないのに、仕様も分からず目的すらブレながら、グループウェアを考えるのは、まだまだ早いです・・・」と。

何をどのように、どんな項目で、また進捗管理はどんな形で、などExcelでの社内ネットワーク共有で運用されていてこそ、具体的に何ができて、何ができないか、また共有するべく課題は何なのかが明らかにもなり、限界が来たその先にグループウェアの導入をした際、目的、課題が明確に分かっているからこそ、今までのツールを相当グループウェアによりバージョンアップができるものだということですね。

当社においては、教えていただいて時では、既に、Excelでのツールや社内ネットワークにおいての共有、運用を長い間、活用してきたので、言われた内容の意味には、すぐ理解も共感もできていたところでした。

・自社のITリテラシー ・ビジネスモデル(業態) ・システムの発展性

3つをもって、どんなグループウェアを使ったらいいのかを考えてみてはいかがでしょうか。

「会社の情報管理はExcelできちんとできていますか?」

できていない場合、まだグループウェアの導入は必要ないのではないかと考えられます。あくまで表計算ソフトなので、PDCAをきちんと回す際のデータの蓄積には向いていないため、使いこなしていて、データも蓄積してきた時に必ず課題が出てくるかと思います。そこから次のステップへということで、グループウェアが活きてくるのだと思います。

まさに、連携・共有・連絡・通知などを活かすことができることこそが、お客さま接点、業務品質の向上に繋がっていくと考えており、属人的にお客さま対応ができてお客さま満足度を高めるのではなく、これらを活かすことで、組織でお客さまをお守りしていくという姿勢を常に大切にして、取り組んでまいります。

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